In Zusammenarbeit mit der BKI AG, Project Management and Consulting in Winterthur, bieten wir eine auf Excel basierende Lösung zum Projektportfoliomanagement (PPMS) an. Damit können auf einfache Art und Weise die Projektportfolios von kleinen und mittleren Unternehmen sowie von Behörden und Ämtern verwaltet werden. Das System ist auf die Unterstützung des Management bei der strategischen Führung der Projekte einer Unternehmenseinheit ausgelegt. Es werden nicht nur Möglichkeiten zur Abstimmung der laufenden Projekte (Multiprojektmanagement MPM), sondern auch unterstützende Instrumente (Prozesse, Organisation, Software) für die folgenden Aufgaben geboten:

• Verwaltung der angemeldeten Projekte (Projekt-Pipeline)
• Koordinierter Start von Projekten unter Berücksichtigung von Prioritäten
• Entspannung der Ressourcensituation durch das Anhalten von Projekten
• Frühzeitiges Erkennen von Problemen in Projekten über normierte Statusberichte
• Entscheidungsgrundlage für Stopp, Abbruch und Ende von Projekten
• Projektarchiv als Wissensspeicher

• Feststellen der Projektwürdigkeit eines Vorhabens
• Priorisierung der Projekte als Grundlage strategische Steuerung der Projektlandschaft
• Automatisierter Projektleiter-Statusbericht, der in regelmässigen Abständen an die Projektleiter versandt werden kann
• Übersicht über Projekte und Statusberichte durch die Reduktion der Daten auf eine Projektliste und eine Statusberichtliste
• Der Einzelprojektbericht fasst Stammdaten und Statusreports eines Projektes zusammen
• Die  Portfolioübersicht bietet die aggregierte grafische Darstellung der Daten aus allen Projekten und allen Statusberichten
• Im ebenfalls automatisch generierten Portfoliobericht werden Eskalationen und Projekteinschätzungen seitens der Projektleiter, die Abweichung von Plan und Prognose sowie alle auffälligen Statusdaten in übersichtlich gegliederter Form als Text ausgegeben
• In einem Projektarchiv stehen die abgeschlossenen Projekte als Wissensspeicher den Projektleitern zur Verfügung. Damit kann im Projektmanagementbereich der Schritt zur "lernenden Organisation" vollzogen werden (Knowledge-Management).

Das System besticht durch die einfache Anwendung und den sehr geringen Aufwand, der im laufenden Betrieb von allen Beteiligten zu erbringen ist. Die intuitive Benutzerführung und die bewusst simple Struktur ermöglichen kurze Einarbeitungszeiten und erhöhen die Akzeptanz. Weitere Vorteile der Lösung sind:

• Einfacher Betrieb und Unterhalt, da es sich um eine Gruppe von Excel-Dateien handelt
• Beschränkung auf  einige wenige i.d.R. vorhandene Daten
• Hohe Flexibilität bei der Gestaltung von Übersichten und Berichten
• Durch die Verwendung von eMails für die Statusberichte können auch Projektleiter berücksichtigt werden, die keinen Zugriff auf den Server haben
• Alle Änderungen von Stammdaten werden protokolliert und gewährleisten die Rückverfolgbarkeit

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung eines Projektportfoliomanagementsystems:

• Definition oder Anpassung der zugrunde liegenden Geschäftsprozesse
• Aufbau der benötigten Organisation
• Anpassung und Einführung der Tools